KI Rezeption & Sekretariat für Unternehmen
Ihre Rezeption ist 24/7 besetzt.
Ohne Krankheitstage, ohne Wartezeiten.
Wir implementieren eine KI-gestützte Telefonzentrale, die Anrufe professionell entgegennimmt, Termine bucht, Fragen beantwortet und Ihre Kunden begeistert – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr.
Intelligente Anrufannahme – persönlich, effizient, skalierbar.
Kennen Sie diese Herausforderungen im Sekretariat?
📞 Verpasste Anrufe
Während Meetings, nach Feierabend oder im Urlaub gehen wichtige Kundenanrufe verloren – und damit potenzielle Aufträge.
💰 Hohe Personalkosten
Eine Vollzeit-Rezeptionskraft kostet 40.000€+ pro Jahr – plus Krankheitsausfälle, Urlaub und Sozialabgaben.
⏰ Begrenzte Erreichbarkeit
Kunden erwarten heute 24/7-Erreichbarkeit. Aber wer kann sich schon Schichtbetrieb leisten?
📋 Manuelle Prozesse
Terminbuchungen, Rückrufnotizen, Weiterleitungen – alles manuell. Fehleranfällig und zeitintensiv.
Die Lösung: Eine KI, die für Sie ans Telefon geht.
Moderne Sprach-KI versteht natürliche Sprache, führt echte Gespräche und erledigt Aufgaben – von der Terminbuchung bis zur Beantwortung komplexer Fragen. Und sie lernt mit jedem Anruf dazu.
Case Study: Nie wieder einen Anruf verpassen
Das Problem:
Eine Arztpraxis mit 3 Ärzten verpasste täglich durchschnittlich 40 Anrufe während der Sprechstunden. Die Rezeption war überlastet, Patienten frustriert, und neue Patienten gingen zur Konkurrenz.
Die Lösung:
Wir haben eine KI-Rezeption implementiert, die Anrufe entgegennimmt, Termine direkt im Praxissystem bucht, Rezeptanfragen aufnimmt und nur dringende Fälle durchstellt – alles in natürlichem Deutsch.
Das Ergebnis:
Kein Anruf geht mehr verloren – auch nicht um 22 Uhr oder am Wochenende.
Die Rezeption kann sich auf Patienten vor Ort konzentrieren.
Durch sofortige Terminvergabe statt besetzter Leitung.
„Unsere Patienten denken, wir hätten eine neue Mitarbeiterin eingestellt. Dabei ist es eine KI, die nie Pause macht."
Warum wir Ihre KI-Rezeption implementieren
Wir sind Ihr Team. Wir sorgen dafür, dass Ihre telefonische Erreichbarkeit nicht mehr vom Personal abhängt, sondern von intelligenter Technologie.
NATÜRLICHE GESPRÄCHE
Unsere KI klingt nicht wie ein Roboter. Sie versteht Dialekte, Unterbrechungen und komplexe Anfragen – und antwortet natürlich.
NAHTLOSE INTEGRATION
Wir verbinden die KI mit Ihrem Kalender, CRM, Praxissoftware oder Ticketsystem. Alles läuft automatisch zusammen.
KONTINUIERLICHE OPTIMIERUNG
Die KI lernt aus jedem Gespräch. Wir analysieren regelmäßig die Performance und optimieren die Gesprächsführung.
Was Ihre KI-Rezeption alles kann
Intelligente Anrufannahme
Die KI begrüßt Anrufer persönlich, erkennt den Grund des Anrufs und leitet entsprechend weiter – oder erledigt die Anfrage direkt selbst.
Automatische Terminbuchung
Direkte Integration in Ihren Kalender. Die KI prüft Verfügbarkeiten, schlägt Termine vor und bestätigt die Buchung – inklusive automatischer Erinnerungs-SMS.
FAQ & Informationsauskunft
Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise, Leistungen – die KI beantwortet alle Standardfragen sofort und entlastet Ihr Team.
Intelligente Weiterleitung
Dringende Anliegen werden sofort durchgestellt. Alles andere wird dokumentiert und als Aufgabe erstellt – Sie behalten die Kontrolle.
Der Fakten-Check: KI-Rezeption vs. Traditionell
| Faktor | Klassische Rezeption | KI-Rezeption |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Mo-Fr, 9-17 Uhr (mit Pausen) | 24/7/365 – immer erreichbar |
| Kosten/Monat | 3.500€+ (Gehalt, Sozialabgaben) | Ab 299€/Monat |
| Ausfallzeiten | Urlaub, Krankheit, Kündigungen | Keine – 99,9% Uptime |
| Skalierbarkeit | Begrenzt durch Personal | Unbegrenzt parallel |
| Wartezeit | Bei Stoßzeiten oft Warteschleife | Sofortige Annahme |
So implementieren wir Ihre KI-Rezeption
ANALYSE
Wir analysieren Ihre typischen Anrufe, häufige Fragen und bestehende Systeme. Daraus entwickeln wir den optimalen Gesprächsablauf.
IMPLEMENTIERUNG
Wir trainieren die KI auf Ihre Anforderungen, integrieren Ihre Systeme und testen ausgiebig mit echten Szenarien.
GO-LIVE & OPTIMIERUNG
Nach dem Go-Live überwachen wir die Performance, analysieren Gespräche und optimieren kontinuierlich für beste Ergebnisse.
Häufig gestellte Fragen zur KI-Rezeption
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen? ▼
Was passiert bei komplexen Anfragen? ▼
Wie sicher sind meine Kundendaten? ▼
Welche Systeme können integriert werden? ▼
Was kostet eine KI-Rezeption? ▼
Kann die KI auch ausgehende Anrufe tätigen? ▼
Verpassen Sie nie wieder einen Anruf.
Ihre Kunden erwarten Erreichbarkeit. Lassen Sie uns gemeinsam eine KI-Rezeption implementieren, die Ihre Anrufer begeistert – 24/7, ohne Pause, ohne Ausfälle.
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